近年、多くの企業で業務効率化が課題として挙げられています。
テレワークやリモートワークが普及し働き方改革が推進されている昨今では、業務効率化がより一層重要視されているといえるでしょう。
そこで本記事では、業務効率化の方法について前準備などとともに解説します。
「すぐに業務効率化に取り組み現場環境を改善したい」と考えている方は、是非参考にしてみてください。
そもそも業務効率化とは
業務効率化とは、仕事上の「ムリ・ムラ・ムダ」を洗い出し、それらを削減・削除しながら業務の生産性を高める取り組みのことをいいます。
「ムリ・ムダ・ムラ」とは、「スケジュールに対して社員に課された負担が大きくないか（ムリ）」「必要以上の費用や人材、時間を投入していないか（ムダ）」「業務配分に偏りがあったり必要な情報が行き渡っていなかったりしていないか（ムラ）」などを意味します。
そのため、業務効率化に取り組む際にはむやみに新たな方法を取り入れるのではなく、まず業務上の問題を明確化してからそれに適した解決法を考える必要があります。
業務効率化の前準備
業務効率化に取り組む前に、業務の可視化を行っておきましょう。
業務の可視化を行うことで、業務上の問題点を客観的に把握することができます。
可視化とは、文書化や数値化という意味も含んでいます。
データを基に俯瞰して確認することで業務改善の優先順位がつけられるため、業務効率化が効果的に進み効果を実感しやすくなります。
なお、業務効率化は定型化しやすい業務や繰り返し行われる業務、工程が単純な業務、費用対効果が見えにくい仕事などを優先的に行うとよいでしょう。
フォームへの記入や在庫管理、データ入力、「定期」と名がついている仕事、会議、長距離の出張などは、優先的に効率化すべき項目です。
業務効率化の方法3選
● 業務マニュアル・フローチャートを作成する
● 業務を自動化する
● 社内の業務を外注（アウトソーシング）する
方法① 業務マニュアル・フローチャートを作成する
一つ目は、業務マニュアルやフローチャートの作成です。
業務マニュアルは業務内容や進め方、フローチャートは1日の中でどのような業務があるのか、どのような流れで進めていくのかを説明します。
業務の中でわからないことがある度に質問するのは、非常に非効率です。
業務マニュアルやフローチャートを作成し社内で共有しておくことで、容易に答えにたどり着くことができれば効率的に作業を進めること可能です。
業務マニュアルとフローチャートがない、またはいずれかしかない場合は、作成を検討してみましょう。
方法② 業務を自動化する
二つ目は、業務を自動化することです。
これまで人間の手によって行われていた業務をIT技術で自動化することで、業務の効率化が期待できます。
たとえばデータの入力作業や書類作成業務は、工程が単純であり繰り返し行われる仕事のため自動化が比較的容易です。
これらを自動化できればその分のリソースを他の業務に投入でき、データ管理もしやすいというメリットがあります。
このような単純業務やルーティンワーク、マニュアル化しやすい業務は、自動化することをおすすめします。
方法③ 社内の業務を外注（アウトソーシング）する
三つ目は、社内の業務を外注（アウトソーシング）することです。
アウトソーシングは業務の効率化だけでなく、コスト削減も期待できます。
アウトソーシングの形態には、従業員の給与計算や決算書作成など一部の業務をアウトソーシングするパターンと、部門で扱う業務すべてをアウトソーシングするパターンがあります。
目的や予算によって外注方法を使い分けられるため、柔軟に利用できるのもアウトソーシングのメリットでしょう。
また、専門分野に特化したアウトソーシング業者を利用すると、高クオリティの成果物を期待できるのもポイントです。
イーチリッチでは、業務アウトソーシングサービスの提供を行っており、ルーティンワークの削減やコスト削減などのバックアップが可能です。
「初めてアウトソーシングを導入する」「信頼できる業者に業務を任せたい」とお考えの方は、ぜひお気軽にお問い合わせくださいね。
業務効率化は現状を把握してから方法を考える
業務効率化の方法を3つご紹介しました。
本記事でお伝えした通り、まず業務上の問題を把握してから業務効率化に取り組みましょう。
業務効率化を実現できれば、コア業務に集中できる、外部の技術を自社に導入できる、コスト削減につながるなどさまざまなメリットがあります。
効果的な経営戦略を考えていく上で、業務効率化は必ず行うべきステップだといえるでしょう。