ビジネス文書は、仕事を円滑に進めるための重要な通信手段です。
そのことと同時に大切なコミュニケーション媒体でもあります。
すでに社会経験が長く、これからキャリアアップのために転職する方は別として、来春新卒で就職する方、あるいはまだ社会経験が浅いけど転職する方などは、入社前にビジネス文書を作成する際のポイントを押さえておくことは、その後の即戦力につながるでしょう。
この記事ではビジネス文書の基礎知識について解説していきます。
目次
・ビジネス文書の基本とは
・ビジネス文書の基本的体裁
・ビジネス文書の基本構造
・まとめ
ビジネス文書の基本とは
まずは、ビジネス文書の役割を考えてみましょう。
ビジネス文書の最も重要な役割は、用件を確実に伝えることです。
電話や口頭での連絡で起こりがちな「聞き間違い」などのミスを文書化することによって防ぎ、公式な記録として保存できるメリットがあります。
ビジネス文書は「社内文書」と「社外文書」の2つに分けられます。
社内文書は会社と社員で情報をやり取りするものであり、社外文書は顧客や取引先に向けたものとなります。
いずれの場合でも、ビジネス文書の基本は「簡潔でわかりやすい」ことです。
何のために、何について、誰に向けて書くのか、目的を明確にして書くことが「伝わる文書」にするポイントです。
また、通常の文書の基本は起承転結であるのに対し、ビジネス文書はまず結論を先に述べ、そのあとに理由や原因などを説明します。
文章は情報を整理し、相手に伝わりやすい構成を意識することが大切です。
そのため、内容にばかり目が向きがちですが、ビジネス文書は見た目も重要です。
どんなによい内容でも、パッと見て相手に「読みづらい」と思われると、それだけでダメな文書という印象を持たれてしまう可能性もあります。
読みやすい「見せ方」で書く必要があるのです。
次の項で一般的なビジネス文書の体裁を紹介します。
ビジネス文書の基本的体裁
ビジネス文書の体裁が整っていると、相手は読みやすいものです。
読みやすくするためのポイントを解説します。
レイアウト
読みやすいレイアウトにするためには、余白のとり方が重要になります。
紙面一杯にならないよう周囲に余白をとり、全体の60～70％程度のスペースを使って作成します。
また、文字が詰まっていると読みにくいので、1行40字前後、1ページに35～40行程度の文字組みにするとよいでしょう。
フォント
まず文字の大きさですが、パソコンで作成する場合は10,5ポイントが標準ですが、読み手によっては文字を大きくすると親切でしょう。
件名の文字を多少大きくするとバランスがよくなります。
書体はあまり多くの種類を使うと無用に目移りするので、2種類程度に絞るのがコツです。
用紙
ビジネス文書はA4判の横書きが一般的ですが、挨拶状など儀礼的なものはB5判・縦書きの場合もあります。
社内の規定や通例に準じます。
ビジネス文書の基本構造
相手を「読む気」にさせる文書を書くことは難しいことではありません。
基本的なマナーを守り、型にはめて書けば、大抵の文書は読みやすく仕上げられます。
礼儀正しくわかりやすい文書は相手に好印象を与え、依頼や交渉がうまくいくきっかけになるでしょう。
それでは、押さえておきたいビジネス文書の基本構造について説明します。
文書を作成していく手順にもなりますのでぜひ参考にしてください。
文書番号・発信年月日
文書番号を入れる決まりのある会社の場合は、右上に文書番号を入れ、その下に発信した年月日を右寄せで記載します。
宛名
文書の受取人の会社名・部署名・職名・氏名・敬称の順に書きます。
株式会社を「（株）」などと略さず、必ず正式名称を書きます。
自分の名前よりも相手の名前が下がらないように注意しましょう。
発信者
差出人の会社名・部署名・役職名・氏名を右寄せで書きます。
必要に応じて、所在地や電話番号を入れたり押印したりする場合もあります。
責任者の名前で出す場合は役職名と氏名を書き、担当者名は文書の最後に入れます。
件名
文書の内容が一目でわかるように「○○の件」「○○について」などと書きます。
紙面の左右中央に本文より大きめの文字で書くとバランスがとれます。
前文
頭語→時候の挨拶→慶賀の挨拶→感謝の挨拶の順番で構成します。
たとえば、「拝啓 春暖の候、貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り、心よりお礼申し上げます」などが一般的です。
拝啓は1字下げずに書き、そのあと1字分あけて時候の挨拶を続けます。
主文（本文）
本文に入る前は改行し、「さて」「ところで」などの起こし言葉で書き始め、文書の本題に入ります。
末文
改行して、「まずは」などとして結びの挨拶を書き、さらに改行して右寄せで「敬具」などの結語で締めくくります。
別記
日時や数字など、主文の内容で箇条書きにした方がわかりやすい情報は、本文の下にまとめます。
別記であることを知らせるため、左右中央に「記」と書き、左寄せでその内容を箇条書きにします。
担当者名
担当者の部署名・氏名・連絡先を記載します。
別記の終わり
別記がある場合は、最後は必ず「以上」とします。
まとめ
どんなビジネス文書でも基本構造は同じです。
たとえ複雑な内容であっても、前項で述べた基本構造の型にはめて書けば、わかりやすくまとめられることを覚えておきましょう。
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